Hääjuhlapaikan valinta on hyvin tärkeä päätös. Olen usein sanonut, että juhlapaikka, ruoka ja juoma määrittelevät noin puolet budjetista. Mutta rahan lisäksi hyvin tärkeä asia on tunnelma. Minkälaisen tunnelman juhlapaikka saa aikaan?
Toki juhlapaikkakatselmuksessa ei tila ole somistettu häitä varten, mutta voitte saada käsitystä, mihin tila taipuu ja mitkä asiat eivät ole mahdollisia siellä. Miettikää myös tarkkaan, kuinka paljon vieraita kutsutaan, ja sopiiko vierasjoukko kyseiseen juhlapaikkaan.
Juhlapaikat yleensä kertovat, että tilaan mahtuu enemmän, kuin todellisuudessa on mahdollista. Tai näin ainakin itse olen kokenut. Sanoisinkin, että ottakaa tila, johon mahtuu teidän vieraat, ja kapasiteetista on käytetty silloin maksimissaan 80%.
Katsokaa juhlapaikkaa kriittisesti siltä osin, että sopiiko se teidän toiveisiin ja tarpeisiin.
Usein yllätyksen tulee se, että vähän vaatimattomamman, edullisemman juhlapaikan somistaminen maksaa huomattavasti enemmän, kun tilan, joka on itsessään jo näyttävä ja vaatii vain vähän somistamista. Eli aina halvin juhlapaikka ei säästä eniten hääparin rahoja.
Valitkaa siis tarkkaan juhlapaikka, ja ennen sopimuksen tekoa vaatikaa seuraavat tiedot käyttöönne:
- Käykää juhlapaikalla ennen sopimuksen tekoa. (Haistelkaa, kuulostelkaa, mitatkaa ja fiilistelkää juhlapaikkaa, onko se tarkoitukseen sopiva).
- Varmistakaa tarkat kelloajat, milloin saatte tilan käyttöön, milloin alkaa hiljaisuus ja esimerkiksi milloin tila pitää luovuttaa takaisin.
- Kysykää, miten tarkkaan tila pitää itse siivota. Esimerkiksi hoitaako henkilökunta pullot, tölkit ja roskat, vai onko tämä kaikki hääparin tehtäviä.
- Milloin maksu tulee hoitaa ja miten tehdään ongelma- tai peruutustilanteissa.
- Pyytäkää mittakaavassa tehty pohjapiirros tilasta ja lista tiloista ja tavaroista, jotka on teillä käytössä.
- Kysykää tarkasti, mitkä tilat ovat käytössä. Muun muassa bändin taustatila jää usein selvittämättä ja bändi joutuu olemaan joskus tauot pakettiautossaan tms.
- Pyytäkää tarkat ohjeet laitteisiin ja koneisiin, joita voidaan käyttää vuokrauksen aikana.
- Kuvatkaa rikkinäiset, vialliset ja vaurioituneet kalusteet, laitteet ym, jotta se ei jää teidän vastuulle.
- Tehkää sopimus kirjallisena.
Tässä vielä yleisesti ohjeita ja muistilistaa juhlapaikan valintaan:
1. Aloita ajoissa
Varhainen aloitus antaa sinulle enemmän vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia löytää täydellinen juhlapaikka. Näin voit myös rauhassa harkita eri vaihtoehtoja ja tehdä perusteellisen päätöksen ilman kiirettä.
2. Määritä budjetti
Selkeästi määritetty budjetti auttaa sinua rajamaan vaihtoehtoja ja keskittymään paikkoihin, jotka sopivat taloudellisiin raameihisi. Muista ottaa huomioon myös mahdolliset lisäkustannukset, kuten tarvittavat lisäpalvelut ja koristeet.
3. Harkitse vierasmäärää
Arvioi mahdollisimman tarkasti, kuinka monta vierasta odotat, jotta voit valita tilan, joka mahtuu kaikkiin mukavasti. Liian pieni tila voi aiheuttaa ahtautta, kun taas liian suuri tila voi tuntua liian avaralta.
4. Sijainti ja saatavuus
Valitse sijainti, joka on kätevä sekä sinulle että vieraillesi. Harkitse myös mahdollisia majoitusvaihtoehtoja lähistöllä, erityisesti jos osa vieraista tulee kauempaa. Lisäksi huomioi, että kauemapna oleva, edullisempi juhlapaikka voi tulla kalliimmaksi, jos haluatte kustatanaa vieraille kuljetuksen (bussit/taksit). Varmista toki myös, että valitsemasi päivä on saatavilla hääpäivänä.
5. Tutki tiloja henkilökohtaisesti, livenä
Näe tilat omin silmin ja tarkastele niitä huolellisesti. Kiinnitä huomiota tilan kokoon, tyyliin, valaistukseen ja mahdollisiin rajoituksiin. Kuvat voivat antaa hyvän ensivaikutelman, mutta todellisuus saattaa olla erilainen.
6. Huomioi juhlapaikan lisäpalvelut
Selvitä, mitä palveluita juhlapaikka tarjoaa. Tarkista, sisältyvätkö esimerkiksi catering, somistus, äänentoisto ja muut tarpeelliset asiat hintaan vai neuvotellaanko niistä erikseen. Tämä auttaa sinua hahmottamaan kokonaiskustannukset ja arvioimaan, mitä tarvitset tilan lisäksi. Kysy, kuuluuko pöytäliinat, servetit, astiat ja kalusteet hintaan.
7. Tutustu arvosteluihin ja suosituksiin
Lue aiempien hääparien arvosteluja ja suosituksia juhlapaikoista, joita harkitset. Heidän kokemuksensa voivat antaa arvokasta tietoa siitä, millaista palvelua voit odottaa ja millaisia mahdollisia haasteita saatat kohdata.
8. Tarkista sopimusehdot
Lue sopimus tarkasti läpi ja varmista, että ymmärrät kaikki ehdot ja vaatimukset teitä kohtaan. Kiinnitä erityistä huomiota mahdollisiin peruutusehtoihin, maksuehtoihin ja muihin rajoituksiin, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä myöhemmin. Ja ennen kaikkea, kuten sanottu, vaadi sopimus kirjallisena.
9. Kysy kysymyksiä
Älä epäröi kysyä juhlapaikan edustajilta kaikkea mielessäsi olevaa. Kysy rohkeasti hinnoista, rajoituksista, mahdollisista lisäpalveluista ja kaikista muista seikoista, jotka vaikuttavat päätökseesi.
10. Kuuntele omaa intuitiotasi
Vaikka kaikki näyttäisi paperilla täydelliseltä, kuuntele omaa intuitiotasi. Valitse juhlapaikka, joka tuntuu sydämessäsi oikealta ja joka resonoi sinun ja puolisosi näkemyksen kanssa täydellisestä hääjuhlasta.
Kuva: Petri Mast
Kuva: Niki Soukkio
